Cách thành lập công ty nhỏ – Điều kiện, hồ sơ, thủ tục

Thành lập công ty nhỏ là một lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ start-up. Vậy cần những điều kiện, hồ sơ, thủ tục gì để thành lập công ty nhỏ? Có những ưu đãi gì đối với các doanh nghiệp nhỏ không?

1. Như thế nào là một công ty nhỏ?

Doanh nghiệp nhỏ là doanh nghiệp có quy mô nhỏ về mặt vốn, lao động hay doanh thu. Ở Việt Nam, theo Điều 6 của Nghị định 39/2018/NĐ-CP các tiêu chí để xác định doanh nghiệp nhỏ được quy định như sau:

Trong lĩnh vực nông nghiệp, xây dựng, lâm nghiệp, thủy sản và lĩnh vực công nghiệp một doanh nghiệp sẽ được coi là doanh nghiệp nhỏ nếu không thuộc loại doanh nghiệp siêu nhỏ được quy định tại Khoản 1 của điều này và đáp ứng các điều kiện sau:

• Số lao động tham gia BHXH trung bình trong năm không vượt quá 100 người và tổng doanh thu trong năm không vượt quá 50 tỷ đồng.
• Hoặc doanh nghiệp có tổng nguồn vốn không vượt quá 20 tỷ đồng.

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, một doanh nghiệp không thuộc loại doanh nghiệp siêu nhỏ được quy định tại Khoản 1 của điều này sẽ được coi là doanh nghiệp nhỏ nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Số lao động tham gia BHXH trung bình trong năm không vượt quá 50 người và tổng doanh thu trong năm không vượt quá 100 tỷ đồng.
• Hoặc có tổng nguồn vốn không vượt quá 50 tỷ đồng.

2. Điều kiện thành lập công ty nhỏ

Dù là doanh nghiệp nhỏ hay vừa thì khi làm thủ tục đăng ký thành lập đều phải đáp ứng những điều kiện cơ bản sau:

2.1 Chủ thể thành lập

Theo quy định pháp luật, mọi cá nhân, tổ chức đều có quyền thành lập công ty khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Có đủ năng lực hành vi dân sự
• Không thuộc các trường hợp bị cấm quy định tại khoản 2 Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020 (cán bộ, công chức; sĩ quan, hạ sĩ quan,…)

2.2 Vốn điều lệ

Như đã phân tích ở trên, tùy vào lĩnh vực mà các doanh nghiệp nhỏ có nguồn vốn không được vượt quá 20-50 tỷ.

Doanh nghiệp tự quyết định mức vốn điều lệ sao cho phù hợp với khả năng tài chính và quy mô công ty.

Đối với những ngành nghề kinh doanh yêu cầu mức vốn pháp định thì doanh nghiệp cần kê khai mức vốn điều lệ tối thiểu bằng với mức quy định của ngành nghề kinh doanh đó.

2.3 Tên doanh nghiệp

Tên công ty do chủ doanh nghiệp tự đặt nhưng phải tuân thủ một số nguyên tắc nhất định theo quy định pháp luật:

• Tên công ty phải viết bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được và có ít nhất 2 thành tố sau đây: loại hình doanh nghiệp và tên riêng.
• Không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn.
• Tên doanh nghiệp có thể bằng tiếng nước ngoài hoặc viết tắt.
• Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục dân tộc.

DN nên tiến hành tra cứu tên trên Hệ thống thông tin doanh nghiệp quốc gia trước khi làm thủ tục để tránh vi phạm.

2.4 Loại hình doanh nghiệp

Để thành lập công ty, bạn bắt buộc phải lựa chọn được loại hình công ty phù hợp với mô hình, hoạt động kinh doanh của mình. Hiện có các loại hình doanh nghiệp sau để bạn lựa chọn:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên
• Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên
• Công ty Cổ phần
• Công ty hợp danh
• Doanh nghiệp tư nhân

2.5 Ngành nghề kinh doanh

Doanh nghiệp có quyền kinh doanh bất cứ ngành nghề nào pháp luật không cấm. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đáp ứng đủ điều kiện đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện, sau khi có Giấy phép kinh doanh, bạn cần phải tiếp tục xin Giấy phép con tùy thuộc vào yêu cầu từng ngành nghề cụ thể.

2.6 Trụ sở công ty

Trụ sở doanh nghiệp phải đáp ứng một số điều kiện sau:

• Phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
• Có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
• Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh, phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường.
• Không được đặt trụ sở tại chung cư, tập thể không có chức năng kinh doanh.

2.7 Người đại diện theo pháp luật

• Người đại diện pháp luật là người do pháp luật hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định, đại diện cho công ty thực hiện các giao dịch như ký hợp đồng, giao dịch,…
• Các chức danh có thể làm người đại diện theo pháp luật bao gồm:

Chủ tịch công ty, Chủ tịch hội đồng thành viên, Chủ tịch hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc, và các chức danh quản lý khác được quy định trong điều lệ công ty.

3. Hồ sơ thành lập công ty nhỏ

Hồ sơ thành lập công ty bao gồm như sau:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
• Điều lệ công ty (có đầy đủ chữ ký của người tham gia thành lập doanh nghiệp);
• Danh sách thành viên đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Danh sách cổ đông sáng lập đối với Công ty Cổ phần.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của các thành viên/cổ đông góp vốn
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có yếu tố vốn góp nước ngoài
• Trong trường hợp công ty có vốn góp từ thành viên, cổ đông là người nước ngoài thì cần phải có Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Đầu Tư còn hiệu lực.
• Giấy tờ bổ sung trong trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức
• Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ (nếu có).

4. Quy trình, thủ tục thành lập công ty nhỏ

Cách thành lập công ty nhỏ tương tự với quy trình thành lập công ty thông thường, đều trải qua các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị các thông tin cơ bản về công ty: tên, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, trụ sở, người đại diện

Bước 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị xong các thông tin cần thiết, người thực hiện thủ tục tiến hành soạn thảo và nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Xem xét và trả kết quả

Trong thời gian 03 – 05 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ và trả kết quả:

• Hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy phép ĐKKD
• Hồ sơ không hợp lệ: ra thông báo sửa đổi

5. Các thủ tục sau khi có Giấy phép ĐKKD

Khắc dấu pháp nhân và các loại dấu chức danh

Công ty cần có một con dấu riêng( số lượng và hình thức) sẽ tùy thuộc vào quyết định của doanh nghiệp. Tuy nhiên con dấu của công ty phải bao gồm đầy đủ tên công ty và mã số doanh nghiệp.

Mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp

Để giao dịch, doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng cho công ty và thông báo tài khoản này lên Hệ thống đăng ký doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có thể có nhiều số tài khoản.

Khi mở tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật có công chứng
• Quyết định bổ nhiệm kế toán và bản sao có công chứng giấy tờ chứng thực cá nhân của kế toán (trường hợp công ty đã có kế toán)

Mua chữ ký số

Chữ ký số là chữ ký của doanh nghiệp dưới dạng USB,  dùng để thực hiện các thao tác, giao dịch trên mạng thay thế cho chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Chữ ký số được dùng phổ biến trong các trường hợp như:

• Ký hóa đơn điện tử
• Ký tờ khai thuế điện tử
• Ký hợp đồng điện tử

Đặt bảng hiệu công ty tại trụ sở chính

Doanh nghiệp cần đặt bảng hiệu công ty, bảng hiệu này có thể thiết kế theo ý của doanh nghiệp nhưng phải bao gồm đầy đủ tên công ty, địa chỉ và số điện thoại liên hệ. Bảng hiệu phải đặt xuyên suốt tại địa chỉ trụ sở công ty kể từ khi công ty được thành lập cho đến khi công ty đó thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ hay giải thể.

Phát hành hóa đơn về giá trị gia tăng

Theo quy định hiện nay thì việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc với doanh nghiệp. Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, Doanh nghiệp tiến hành thông báo phát hành hóa đơn với Cơ quan thuế.

Thông thường các đơn vị bán hóa đơn sẽ thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn cho Khách hàng.

Góp vốn đúng thời hạn

Công ty có thể góp vốn bằng tài sản, tiền Việt Nam, ngoại tệ hoặc tài sản sở hữu trí tuệ, bí quyết kinh doanh… và giá trị của chúng phải được định giá phù hợp. Thời hạn góp vốn tối đa trong công ty là 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép đăng ký doanh nghiệp. Các cổ đông phải đóng đủ số vốn đã cam kết. Nếu không đóng đủ vốn, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi vốn điều lệ để tránh bị xử phạt hành chính.

Kê khai và đóng thuế

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày thành lập công ty, doanh nghiệp phải tiến hành kê khai và nộp tờ kê khai thuế đúng quy định. Công ty sẽ phải đóng một số loại thuế cơ bản như thuế môn bài (phụ thuộc vào vốn điều lệ của doanh nghiệp, nếu vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng, mức thuế là 3 triệu đồng/năm, nếu dưới 10 tỷ đồng, mức thuế là 2 triệu đồng/năm), thuế giá trị gia tăng hoặc các loại thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm.

Xem thêm: Thủ tục khai thuế cho công ty mới thành lập – Hướng dẫn chi tiết

6. Chính sách hỗ trợ của Nhà nước đối với những doanh nghiệp nhỏ và vừa

Doanh nghiệp vừa và nhỏ nhận được nhiều sự quan tâm cũng như hỗ trợ từ Nhà nước. Dưới đây là một số hỗ trợ cụ thể:

• Hỗ trợ tiếp cận quỹ tín dụng, quỹ bảo lãnh tín dụng dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa: Cung cấp các nguồn tài chính để hỗ trợ về vốn cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Hỗ trợ thuế và kế toán thuế: Cung cấp hỗ trợ và tư vấn về các loại thuế (như thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng) cũng như quy trình kế toán thuế.
• Hỗ trợ về đất đai, mặt bằng sản xuất: Cung cấp hỗ trợ đối với việc cung cấp đất đai, mặt bằng sản xuất cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Hỗ trợ công nghệ sản xuất: Cung cấp hỗ trợ về công nghệ, máy móc và quy trình sản xuất để nâng cao hiệu suất cũng như năng suất của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ cơ sở kỹ thuật, cơ sở ươm tạo ý tưởng, khu làm việc chung: Tạo ra các cơ sở hỗ trợ và môi trường làm việc chung để khởi nghiệp cũng như phát triển doanh nghiệp.
• Hỗ trợ mở rộng thị trường sản xuất, hoạt động kinh doanh: Cung cấp hỗ trợ và khuyến khích doanh nghiệp nhỏ mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng và phát triển mạng lưới kinh doanh.
• Hỗ trợ thông tin và tư vấn pháp lý qua trang web business.gov.vn: Cung cấp thông tin về quy định, chính sách, thủ tục hành chính và tư vấn pháp lý liên quan đến doanh nghiệp nhỏ.
• Hỗ trợ phát triển nguồn nhân lực: Cung cấp chương trình đào tạo, huấn luyện, tư vấn để nâng cao năng lực và kỹ năng quản lý của nguồn nhân lực trong doanh nghiệp nhỏ.

Trên đây là những nội dung pháp lý liên quan đến cách thành lập công ty nhỏ. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, mời bạn liên hệ ngay với H&A để được tư vấn miễn phí.