Khi doanh nghiệp quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, việc thực hiện thủ tục này đúng cách là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và tránh những rắc rối không đáng có. Thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh không chỉ đơn thuần là việc thông báo cho cơ quan chức năng mà còn liên quan đến nhiều bước cần thực hiện như cập nhật thông tin tại cơ quan thuế, điều chỉnh con dấu và thông báo cho khách hàng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình thay đổi địa chỉ công ty, giúp bạn dễ dàng thực hiện và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
1. Các trường hợp thay đổi địa chỉ công ty
- Thay đổi trong cùng quận/huyện: Doanh nghiệp chuyển địa chỉ đến một văn phòng mới nhưng vẫn nằm trong cùng một quận hoặc huyện. Trong trường hợp này, thủ tục thay đổi đơn giản hơn, không cần phải chuyển hồ sơ thuế.
- Thay đổi sang quận/huyện khác: Khi doanh nghiệp chuyển địa chỉ đến một quận hoặc huyện khác, việc này sẽ dẫn đến sự thay đổi cơ quan thuế quản lý. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế cũ và đăng ký lại tại cơ quan thuế mới.
- Thay đổi đến tỉnh/thành phố khác: Nếu doanh nghiệp quyết định chuyển địa chỉ đến một tỉnh hoặc thành phố khác, thủ tục sẽ phức tạp hơn. Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước liên quan đến việc chốt thuế và đăng ký lại tại cơ quan quản lý mới.
2. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
2.1 Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Theo mẫu II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, do người đại diện theo pháp luật ký.
- Quyết định của chủ sở hữu: Đối với công ty TNHH một thành viên hoặc quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
- Biên bản họp: Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa điểm.
- Giấy ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của công ty.
- Bản sao công chứng CCCD/CMND: Của người được ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có).
Các bước thực hiện:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:
Doanh nghiệp cần hoàn thiện các tài liệu nêu trên và đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hiện nay, tất cả hồ sơ đều được nộp online trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Nhận kết quả:
Trong thời hạn 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ đã thay đổi. Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng ĐKKD sẽ ra thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ ghi rõ lý do.
Lưu ý:
- Doanh nghiệp không cần thông báo thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế khi chuyển trong cùng quận, vì cơ quan thuế quản lý vẫn giữ nguyên. Hệ thống dữ liệu giữa Sở Kế hoạch và Đầu tư và cơ quan thuế đã được liên thông, nên thông tin sẽ tự động cập nhật.
- Doanh nghiệp vẫn cần thực hiện việc cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử và các tài liệu liên quan khác để đảm bảo tính chính xác trong giao dịch.
2.2 Thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện
Bước 1: Chốt thuế tại cơ quan quản lý thuế cũ (nơi chuyển đi)
Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đang hoạt động. Hồ sơ bao gồm:
- Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ.
- Quyết định của chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên về việc chuyển địa chỉ.
- Công văn gửi thuế xin chốt thuế chuyển quận.
- Mẫu 08-MST (tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế mới
Sau khi nhận được thông báo chốt thuế từ cơ quan thuế cũ, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi có địa chỉ mới. Hồ sơ bao gồm:
- Mẫu 09-MST (thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm).
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
Bước 4: Thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan ĐKKD
Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu II-1).
- Quyết định của chủ sở hữu hoặc biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ.
- Giấy ủy quyền (nếu người đại diện không trực tiếp nộp hồ sơ).
- Bản sao công chứng CCCD/CMND của người được ủy quyền.
Thời gian thực hiện:
Tổng thời gian để hoàn tất thủ tục thường khoảng từ 10 đến 15 ngày làm việc, trong đó khoảng thời gian chờ đợi cho việc chốt thuế là khoảng 10 ngày, và thời gian xử lý hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư là khoảng 3-5 ngày.
Tuy nhiên, thời gian có thể kéo dài phụ thuộc vào thời gian chốt thuế.
Lưu ý:
- Cập nhật hóa đơn: Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy (nếu còn sử dụng). Điều này bao gồm việc thông báo với bên phát hành hóa đơn để cập nhật thông tin
- Khắc lại con dấu: Nếu có sự thay đổi trong địa chỉ công ty, doanh nghiệp cũng cần khắc lại con dấu với thông tin địa chỉ mới. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, không cần phải thông báo mẫu dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh
- Làm lại biển công ty: Làm biển mởi theo địa chỉ mới và treo tại trụ sở mới của doanh nghiệp.
- Quyết toán thuế: Trong trường hợp chuyển đến một quận/huyện khác làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện quyết toán thuế trước khi chuyển đi.
- Cập nhật tại cơ quan BHXH:
- Tại quận/huyện cũ: Doanh nghiệp làm thủ tục báo giảm BHXH cho toàn bộ nhân viên công ty trước khi chuyển quận và nộp đủ tiền BHXH còn nợ (nếu có);
- Tại quận/huyện mới: Doanh nghiệp làm thủ tục xin cấp mã đơn vị mới và làm thủ tục báo tăng BHXH cho nhân viên công ty.
2.3 Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh
Thủ tục tương tự như trường hợp thay đổi trụ sở công ty khác quận/huyện.
3. Xử phạt khi thay đổi địa chỉ mà không thông báo
Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ mà không thông báo cho cơ quan chức năng, sẽ phải đối mặt với các hình thức xử phạt theo quy định của pháp luật.
Theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP và Nghị định 50/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử phạt với các mức như sau:
- Không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty
- Chậm thông báo thay đổi:
- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp từ 01 đến 30 ngày.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu chậm từ 31 đến 90 ngày.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng nếu chậm trên 91 ngày.
3. Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại H&A
Để tiết kiệm thời gian và chi phí, mời bạn tham khảo dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh của H&A. Bạn sẽ nhận được:
- Tư vấn pháp luật miễn phí các vấn đề pháp lý liên quan
- Tư vấn phương án pháp lý tối ưu nhất về hiệu quả và chi phí
- Thay mặt Khách hàng soạn thảo và nộp hồ sơ
- Theo dõi và nhận kết quả giao tận nơi
- Tư vấn pháp luật miễn phí sau dịch vụ
