07 điều kiện thành lập công ty, doanh nghiệp cần phải biết để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả khi thực hiện các thủ tục thành lập công ty. Dưới đây là những thông tin chi tiết về điều kiện thành lập công ty tại Việt Nam, bao gồm các yêu cầu về chủ thể, loại hình doanh nghiệp, tên công ty, trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật, quy trình chuẩn bị hồ sơ và các thắc mắc thường gặp.
1. 07 điều kiện thành lập công ty chung cần biết
1.1 Điều kiện về chủ thể sáng lập công ty
Chủ thể sáng lập công ty có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Để đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp, cần:
- Cá nhân phải từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
- Đối với tổ chức, phải có giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý và không thuộc danh sách cấm hoặc hạn chế quyền thành lập công ty.
Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh Nghiệp 2020 quy định các đối tượng bị cấm hoặc hạn chế thành lập công ty bao gồm:
a) Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình;
b) Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức;
c) Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước;
d) Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 88 của Luật này, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
đ) Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức không có tư cách pháp nhân;
e) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.
Trường hợp Cơ quan đăng ký kinh doanh có yêu cầu, người đăng ký thành lập doanh nghiệp phải nộp Phiếu lý lịch tư pháp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh;
g) Tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự.
1.2 Điều kiện về các loại hình doanh nghiệp
Việt Nam có nhiều loại hình doanh nghiệp như Công ty TNHH (trách nhiệm hữu hạn), Công ty cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân và Công ty hợp danh. Mỗi loại hình có những điều kiện riêng:
- Công ty TNHH một thành viên: Có một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm về những khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn, thành viên có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp.
- Công ty cổ phần: có tối thiểu là 03 cổ đông và không hạn chế số lượng tối đa; Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp tư nhân: Do một cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm vô hạn bằng tài sản cá nhân. Tuy nhiên, loại hình này ít được lựa chọn do có rủi ro pháp lý cao.
- Công ty hợp danh: có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung (thành viên hợp danh); có thể có thêm thành viên góp vốn.
Tuy nhiên, có một số ngành nghề có quy định bắt buộc về loại hình bạn cần lưu ý để đảm bảo đáp ứng quy định pháp luật.
Ví dụ: Công ty chứng khoán chỉ có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức: Công ty TNHH hoặc Công ty cổ phần.
1.3 Điều kiện về tên công ty
Tên công ty phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
- Tên công ty phải bao gồm loại hình doanh nghiệp (Công ty TNHH, Công ty cổ phần) và tên riêng.
- Không sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục, đạo đức hoặc tên gọi liên quan đến lực lượng vũ trang và cơ quan nhà nước
1.4 Điều kiện về trụ sở công ty
- Trụ sở chính của công ty phải có địa chỉ rõ ràng và hợp pháp.
- Địa chỉ này không được đặt tại các địa điểm bị cấm theo quy định của pháp luật, chẳng hạn như nhà ở chung cư, tập thể.
- Trụ sở phải nằm trong lãnh thổ Việt Nam và đảm bảo đủ điều kiện để hoạt động kinh doanh.
- Trường hợp, doanh nghiệp thuê văn phòng làm trụ sở, trước khi ký hợp đồng thì nên kiểm tra giấy tờ căn hộ đó có chức năng thương mại/ làm văn phòng hay không.
- Một địa chỉ có thể đăng ký cho nhiều công ty.
1.5 Điều kiện về các ngành nghề của công ty
- Doanh nghiệp chỉ được phép hoạt động trong những ngành nghề không bị cấm đầu tư kinh doanh theo quy định của pháp luật.
- Ngành nghề kinh doanh cần được ghi rõ trong hồ sơ đăng ký kinh doanh và phải đảm bảo đáp ứng các điều kiện liên quan nếu thuộc danh mục ngành nghề có điều kiện
- Công ty chỉ được phép kinh doanh những ngành nghề mà mình đã đăng ký với cơ quan nhà nước.
1.6 Điều kiện vốn điều lệ thành lập công ty
Vốn Điều Lệ
- Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản mà các thành viên hoặc cổ đông đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, không có quy định về mức vốn tối thiểu cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, nhưng một số ngành nghề yêu cầu vốn pháp định cụ thể.
- Thời hạn góp vốn: Các thành viên phải góp đủ vốn trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Vốn điều lệ sẽ quyết định mức phí môn bài doanh nghiệp phải đóng hàng năm:
- Vốn dưới 10 tỷ: triệu/năm
- Vốn trên 10 tỷ: 3 triệu/năm
Vốn Pháp Định
Đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện, bạn cần phải đảm bảo có đủ số vốn pháp định theo quy định của pháp luật. Mức vốn này sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng ngành nghề cụ thể.
Ví dụ: Thành lập công ty đầu tư chứng khoán phải có vốn tối thiểu 50 tỷ đồng.
1.7 Điều kiện về người đại diện theo pháp luật
- Người đại diện theo pháp luật của công ty phải là cá nhân từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp.
- Người đại diện pháp luật sẽ chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động kinh doanh của công ty và là người đại diện cho công ty trong các giao dịch pháp lý.
2. Trước khi thành lập công ty cần phải tiến hành chuẩn bị hồ sơ gì?
Để tiến hành thành lập công ty, cần chuẩn bị những hồ sơ sau:
- CMND/CCCD/Hộ chiếu:
- Bản sao chứng thực không quá ba tháng của tất cả các thành viên sáng lập.
Hồ sơ đăng ký thành lập công ty: Bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh.
- Điều lệ của Công ty.
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty Cổ phần).
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có vốn góp nước ngoài
- Giấy tờ bổ sung trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức
- Văn bản ủy quyền cho cá nhân/tổ chức thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (nếu người làm thủ tục không phải Đại diện pháp luật)
- Các giấy tờ khác liên quan khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
3. Quy trình khi thành lập công ty chi tiết
Quy trình thành lập công ty bao gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:
Soạn thảo đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo quy định phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp
Bước 2: Nộp hồ sơ:
Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp. Hiện nay, tất cả hồ sơ đăng ký kinh doanh đều được tiến hành nộp online trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:
Sau khi hồ sơ được xem xét và chấp thuận trong khoảng 3-5 ngày làm việc.
Bước 4: Thực hiện thủ tục sau khi đăng ký:
- Khắc dấu
- Treo biển hiệu công ty tại trụ sở
- Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
- Mua chữ ký số để đăng ký nộp thuế điện tử
- Mua và phát hành hóa đơn điện tử
- Kê khai hồ sơ thuế ban đầu
4. Các thắc mắc thường gặp về điều kiện thành lập công ty
4.1 Thành lập công ty cần tối thiểu bao nhiêu vốn?
Mức vốn tối thiểu tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp (Công ty TNHH từ 10 triệu đồng; Công ty cổ phần từ 50 triệu đồng).
4.2 Ai có quyền góp vốn thành lập công ty?
Cá nhân hoặc tổ chức đều có quyền góp vốn miễn là đáp ứng các điều kiện về chủ thể sáng lập.
4.3 Trụ sở doanh nghiệp có thể đặt ở chung cư không?
Không được đặt tại chung cư nếu không đáp ứng yêu cầu về trụ sở chính theo quy định.
4.4 Doanh nghiệp được kinh doanh những ngành nghề nào?
Chỉ được kinh doanh những ngành nghề đã đăng ký và phù hợp với quy định của pháp luật.
4.5 Đăng ký thành lập công ty ở đâu?
Đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh hoặc qua cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Kết luận
Việc nắm rõ các điều kiện để thành lập một công ty là rất quan trọng đối với bất kỳ ai muốn khởi nghiệp tại Việt Nam. Những thông tin trên của H&A sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình cũng như yêu cầu cần thiết để đảm bảo việc khởi đầu kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hợp pháp. Hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị đầy đủ tất cả tài liệu và tuân thủ đúng quy trình để tránh những rắc rối không đáng có trong tương lai.
