Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do mà doanh nghiệp phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục, thành phần hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận cùng các lưu ý giúp bạn dễ dàng thực hiện và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
1. Một số quy định về địa chỉ trụ sở công ty
Trụ sở doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện theo quy định pháp luật:
- Phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
- Nếu đặt trụ sở tại nơi chưa có số nhà hoặc tên đường, cần phải có xác nhận từ địa phương rằng địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường và văn bản này phải được nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh.
- Nếu địa chỉ dự định thuê làm trụ sở văn phòng trong tòa nhà hoặc nhà chung cư bạn nên kiểm tra xem giấy tờ của căn hộ đó có chức năng thương mại/làm văn phòng hay không trước khi ký hợp đồng thuê.
- Không được đặt trụ sở công ty tại nhà tập thể hoặc chung cư có chức năng để ở.
2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận với từng loại hình
2.1 Đối với Công ty TNHH 1 thành viên
- Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của công ty (theo Mẫu II-1, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
- Quyết định của chủ sở hữu đối Công ty về việc thay đổi địa chỉ Công ty;
- Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả (nếu có);
- Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền thực hiện thủ tục.
2.2 Đối với Công ty TNHH 2 thành viên/Công ty hợp danh
- Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện (theo mẫu tại Phụ Lục II.1);
- Quyết định và bản sao biên bản họp của hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
- Giấy ủy quyền cho cá nhân nộp hồ sơ và nhận kết quả (nếu có);
- Bản sao công chứng còn thời hạn CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền.
2.3 Đối với Công ty cổ phần
- Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của công ty theo Mẫu II-1;
- Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
- Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả (nếu có);
- Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền thực hiện thủ tục.
3. Quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh cùng quận khá đơn giản, doanh nghiệp chỉ cần thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh qua các bước sau:
- Chuẩn bị hồ sơ: Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp như đã nêu trên.
- Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ online trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (chọn Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính). Hồ sơ này sẽ được xem xét và xử lý bởi cơ quan này trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
- Xem xét và phê duyệt: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét hồ sơ của Doanh nghiệp để đảm bảo tất cả các tài liệu đều đầy đủ và hợp lệ. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, cơ quan sẽ chấp thuận Hồ sơ hợp lệ đồng thời thực hiện việc thay đổi tên trên giấy phép kinh doanh.
- Cấp giấy phép mới: Sau khi hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh được xem xét và phê duyệt, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp một giấy phép kinh doanh mới cho doanh nghiệp.
- Thông báo và công bố thông tin: Sau khi cấp giấy phép kinh doanh mới, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành Công bố thông tin trên trang của Cục đăng ký kinh doanh- Bộ kế hoạch và đầu tư tại địa chỉ: https://bocaodientu.dkkd.gov.vn/egazette/Forms/Egazette/DefaultAnnouncements.aspx?h=2c
4. Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ kinh doanh công ty cùng quận
Trong trường hợp này, việc chuyển địa điểm kinh doanh trong cùng quận không làm thay đổi Cơ quan quản lý thuế nên doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ với Cơ quan thuế.
Mặt khác, hiện nay, hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đã liên thông với hệ thống của Cơ quan thuế, nên khi thông tin của doanh nghiệp đã được cập nhật trên hệ thống đăng ký kinh doanh thì hệ thống dữ liệu của Cơ quan thuế cũng sẽ tự động cập nhật thông tin mới của doanh nghiệp.
5. Một số việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Biển công ty: Làm lại biển công ty theo địa chỉ mới và đặt tại trụ sở mới của công ty.
Hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp gửi mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tới cơ quan thuế quản lý để xin chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử theo địa chỉ mới (nếu công ty có sử dụng hóa đơn điện tử). Sau khoảng 2 ngày làm việc, thông tin mới của doanh nghiệp sẽ được cập nhật lại trên hệ thống.
Cơ quan BHXH: Doanh nghiệp phải làm thông báo thay đổi địa chỉ gửi tới cơ quan BHXS quận/huyện nơi đang đóng BHXH.
Hợp đồng và thỏa thuận: Cập nhật thông tin địa chỉ mới trong các hợp đồng, thỏa thuận, và các tài liệu quan trọng khác mà doanh nghiệp tham gia.
Trang web và tài liệu quảng cáo: Nếu bạn có trang web, tài liệu quảng cáo, hoặc các tài liệu khác vớ địa chỉ cũ, cần cập nhật chúng để đảm bảo tính nhất quán và thông tin chính xác cho khách hàng và đối tác.
Các đối tác kinh doanh và khách hàng: Thông báo cho các đối tác kinh doanh, khách hàng, và nhà cung cấp về việc thay đổi địa điểm kinh doanh.
Giấy tờ pháp lý khác: Cập nhật địa chỉ mới trên các giấy tờ pháp lý khác như hợp đồng lao động, giấy phép xây dựng, v.v.
Các cơ quan quản lý khác: Tùy theo ngành nghề và hoạt động kinh doanh, bạn có thể cần cập nhật thông tin địa chỉ mới tại các cơ quan quản lý liên quan khác.
6. Xử phạt khi không làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Khi thay đổi trụ sở công ty mà không thực hiện các thủ tục thông báo với Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp có thể bị phạt những lỗi sau:
- Không đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới
- Có thể bị đóng mã số thuế nếu cơ quan thuế đi kiểm tra mà không thấy doanh nghiệp hoạt động tại trụ sở cũ
- Có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh: mức phạt từ 3.000.000 – 20.000.000 tùy thời hạn vi phạm.
7. Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại H&A
Để tiết kiệm thời gian và chi phí, mời bạn tham khảo dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh của Công ty Luật H&A. Bạn sẽ nhận được:
- Tư vấn pháp luật miễn phí các vấn đề pháp lý liên quan
- Tư vấn phương án pháp lý tối ưu nhất về hiệu quả và chi phí
- Thay mặt Khách hàng soạn thảo và nộp hồ sơ
- Theo dõi và nhận kết quả giao tận nơi
- Tư vấn pháp luật miễn phí sau dịch vụ
8. Một số câu hỏi thường gặp
Không. Doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Có. Việc chậm thông báo hoặc không thông báo sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật.
Lệ phí nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh là 100.000/hồ sơ. Còn chi phí dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty trọn gói tại H&A là 1.000.000.
Không vì không làm thay đổi thông tin trên con dấu.
- Soạn thảo hồ sơ tương ứng từng loại hình doanh nghiệp.
- Nộp hồ sơ online trên hệ thống quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Xem xét và phê duyệt hồ sơ trong thời hạn 3 ngày làm việc.
Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận. Nếu cần tư vấn thêm, hãy liên hệ ngay với H&A để được tư vấn miễn phí.
