Trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng gia tăng, việc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam trở thành một vấn đề quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình này, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cần thực hiện, từ việc đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho đến khi nhận được giấy phép lao động. Bạn sẽ được cung cấp thông tin về hồ sơ cần chuẩn bị, thời gian xử lý và các điều kiện cần thiết để đảm bảo rằng quá trình xin giấy phép diễn ra suôn sẻ.
1. Giấy phép lao động là gì?
Giấy phép lao động là một loại văn bản pháp lý quan trọng, cho phép người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Theo quy định, giấy phép này được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền như Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Trên giấy phép lao động sẽ ghi rõ thông tin cá nhân của người lao động, bao gồm họ tên, số hộ chiếu, ngày sinh, quốc tịch, cùng với tên và địa chỉ của tổ chức nơi người lao động làm việc, cũng như vị trí công việc mà họ đảm nhận.
Giấy phép lao động không chỉ là điều kiện bắt buộc đối với hầu hết người nước ngoài khi vào làm việc tại Việt Nam mà còn là tài liệu cần thiết để người lao động có thể xin thẻ tạm trú. Thời hạn của giấy phép lao động tối đa là 2 năm và có thể được gia hạn một lần. Việc không có giấy phép lao động sẽ dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng, bao gồm khả năng bị trục xuất khỏi Việt Nam. Do đó, hiểu rõ về giấy phép lao động và quy trình xin cấp là rất cần thiết cho những người nước ngoài có ý định làm việc tại Việt Nam.
2. Các đối tượng được cấp Giấy phép lao động
Các đối tượng được cấp Giấy phép lao động tại Việt Nam bao gồm những người lao động nước ngoài vào làm việc theo nhiều hình thức khác nhau. Theo quy định tại Điều 151 Bộ luật Lao động năm 2019 và Nghị định 152/2020/NĐ-CP, các đối tượng cụ thể như sau:
- Người lao động nước ngoài thực hiện hợp đồng lao động: Đây là trường hợp phổ biến nhất, nơi người lao động ký hợp đồng với doanh nghiệp Việt Nam.
- Người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp: Bao gồm những nhân viên chuyển từ chi nhánh hoặc văn phòng của công ty mẹ ở nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam.
- Người lao động thực hiện các loại hợp đồng kinh tế, thương mại: Điều này áp dụng cho những người tham gia vào các dự án hoặc thỏa thuận liên quan đến tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục và y tế.
- Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: Những người nước ngoài cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp Việt Nam cũng cần có giấy phép lao động.
- Người làm việc cho tổ chức phi chính phủ hoặc tổ chức quốc tế: Những người này cần có giấy phép lao động nếu tổ chức đó được phép hoạt động tại Việt Nam.
- Tình nguyện viên: Những cá nhân tham gia vào các hoạt động tình nguyện cũng thuộc diện cần xin giấy phép lao động.
- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại: Đây là những cá nhân có trách nhiệm trong việc thiết lập văn phòng đại diện hoặc chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.
- Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật: Các vị trí này thường yêu cầu trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm làm việc.
3. Điều kiện để được cấp Giấy phép lao động
Để được cấp Giấy phép lao động tại Việt Nam, người lao động nước ngoài cần đáp ứng một số điều kiện cụ thể theo quy định của pháp luật. Dưới đây là các điều kiện chính:
- Đủ 18 tuổi trở lên: Người lao động phải đạt độ tuổi tối thiểu theo quy định của pháp luật.
- Năng lực hành vi dân sự đầy đủ: Điều này có nghĩa là người lao động phải có khả năng tham gia vào các giao dịch và hợp đồng lao động.
- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề: Người lao động cần có bằng cấp hoặc chứng chỉ phù hợp với vị trí công việc mà họ sẽ đảm nhận tại Việt Nam. Điều này cũng bao gồm yêu cầu về kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan.
- Sức khỏe tốt: Người lao động phải có giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp, xác nhận rằng họ đủ sức khỏe để làm việc.
- Không có tiền án tiền sự: Người lao động không được đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích, cũng như không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc nước ngoài.
- Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần phải có văn bản chấp thuận từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền trước khi tiến hành xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
4. Hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động
Căn cứ quy định tại Điều 9 Nghị định 152/20/NĐ-CP thì cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:
1 – Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu.
2 – Bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của giấy khám sức khỏe có giá trị trong 12 tháng.
3 – 01 bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không đang chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
4 – 01 bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật và một số nghề, công việc nhất định.
5 – 02 ảnh màu 4×6 cm, phông nền trắng, ảnh chụp không quá 06 tháng.
6 – 01 bản gốc hoặc bản sao có chứng thực Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, trừ trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng lao động.
7 – Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị.
8 – 01 bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của các giấy tờ khác liên quan đến người lao động nước ngoài chứng minh thuộc diện di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm,…; nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng; làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế, nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.
Lưu ý:
a) Đối với phiếu lý lịch tư pháp
- Đối với phiếu lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài: phiếu lý lịch tư pháp cấp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự được cấp tại nước ngoài không quá 06 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
- Đối với phiếu lý lịch tư pháp cấp tại Việt Nam: Nếu người lao động có xác nhận tạm trú tại Việt Nam và đang cư trú tại Việt Nam có thể xin cấp phiếu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp nơi người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam để nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động. Thời hạn của lý lịch tư pháp được cấp tại Việt Nam cho người nước ngoài cũng không quá 06 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
b) Văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật
Chuyên gia thuộc một trong các trường hợp sau đây:
- Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành được đào tạo phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;
- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm và có chứng chỉ hành nghề phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;
- Nhà quản lý là người quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức.
- Giám đốc điều hành là người đứng đầu và trực tiếp điều hành đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
- Lao động kỹ thuật thuộc một trong các trường hợp sau đây:
- Được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác ít nhất 01 năm và làm việc ít nhất 03 năm trong chuyên ngành được đào tạo;
- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm công việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
Lưu ý: Giấy tờ chứng minh là chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định, gồm: văn bằng, chứng chỉ, văn bản xác nhận của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm của chuyên gia, lao động kỹ thuật;
c) Yêu cầu chung về giấy tờ
Các giấy tờ do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài cấp cần được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn) và dịch ra tiếng Việt, có chứng thực.
5. Thủ tục xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài
Bước 1: Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
- Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến sử dụng. Hồ sơ này bao gồm:
- Đơn đăng ký theo mẫu số 01/PLI.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động.
- Hồ sơ được nộp tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Thời gian xét duyệt là 10 ngày làm việc.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động
Sau khi nhận được văn bản chấp thuận từ bước 1, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Hồ sơ của doanh nghiệp:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép lao động theo mẫu số 11/PLI.
- Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Văn bản thông báo chấp thuận vị trí công việc.
- Hồ sơ của người lao động:
- Giấy khám sức khỏe (có giá trị trong vòng 12 tháng).
- Lý lịch tư pháp (có giá trị trong vòng 6 tháng).
- Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực.
- Hai ảnh chân dung kích thước 4×6 cm.
Bước 3: Nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động
Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động dự kiến làm việc ít nhất 15 ngày trước ngày bắt đầu làm việc.Thời gian xử lý hồ sơ là khoảng 5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan sẽ cấp Giấy phép; nếu không, họ sẽ thông báo lý do từ chối.
Bước 4: Nhận Giấy phép lao động
Sau khi hoàn tất các bước trên, người sử dụng lao động sẽ nhận được Giấy phép lao động theo mẫu số 12/PLI. Giấy phép này có thời hạn tối đa là 2 năm và có thể được gia hạn một lần.
6. Sau khi có Giấy phép lao động cần làm gì?
6.1 Ký kết hợp đồng lao động và báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài với Sở LĐTBXH hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp và chế xuất của tỉnh
Sau khi người nước ngoài được cấp GPLĐ thì Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) phải thực hiện các thủ tục như sau:
- Ký kết hợp đồng lao động với người được cấp giấy phép lao động;
- Đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho người lao động nước ngoài. Kể từ ngày 01/01/2018 người lao động nước ngoài nếu đã được cấp giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cũng là đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014.
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài: Hiện tại người sử dụng lao động (trừ nhà thầu) không phải thực hiện thực hiện chế độ báo cáo định kỳ. Thay vào đó, người sử dụng lao động sẽ báo cáo khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
6.2 Cấp thẻ tạm trú theo thời hạn của giấy phép lao động cho người nước ngoài
Sau khi Người lao động nước ngoài được cấp GPLĐ tại Việt Nam, thì việc tiếp theo là xin cấp Thẻ tạm trú theo thời hạn của GPLĐ. Tại Việt Nam thời hạn của GPLĐ tối đa là 02 năm vì vậy thời gian tối đa của thẻ tạm trú cũng là 02 năm theo giấy phép lao động.
Hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú
- Văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân làm thủ tục mời, bảo lãnh (thường là người sử dụng lao động)
- Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú có dán ảnh: Mẫu NA8 được ban hành kèm theo Thông tư số 04/2015/TT-BCA Quy định mẫu giấy tờ liên quan đến việc Nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Tờ khai này được người đề nghị cấp thể tạm trú ký, ghi rõ họ tên. Cơ quan, tổ chức bảo lãnh đóng dấu giáp lai ảnh và tờ khai và đóng dấu treo ở bên còn lại;
- Hộ chiếu của người đề nghị cấp thẻ tạm trú;
- Giấy phép lao động của người đề nghị cấp thẻ tạm trú;
- 03 ảnh mầu (kích thước 2cm x 3cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ;
- Giấy xác nhận tạm trú do Công an xã/phường nơi người nước ngoài tạm trú xác nhận;
- Tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân của đơn vị bảo lãnh.
Lưu ý về sử dụng giấy phép lao động, thẻ tạm trú:
Trường hợp người lao động chấm dứt hợp đồng lao động với doanh nghiệp, tổ chức cần thực hiện thu hồi lại GPLĐ và thẻ tạm trú đã cấp cho người nước ngoài với tư cách là người lao động tại doanh nghiệp, tổ chức để tránh các trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp, tổ chức xảy ra (nếu có).
7. Thời hạn của Giấy phép lao động
Thời hạn của GPLĐ được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây nhưng không quá 02 năm:
1. Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết.
2. Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam.
3. Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
4. Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
5. Thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.
6. Thời hạn đã được xác định trong giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
7. Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó.
8. Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.
9. Thời hạn trong văn bản chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài trừ trường hợp không phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Nghị định này.
8. Lệ phí xin cấp Giấy phép lao động
Theo Quyết định số 526/QĐ-LĐTBXH năm 2021, nếu người nước ngoài thuộc trường hợp do Bộ LĐTBXH cấp giấy phép lao động thì không mất phí.
Trong khi đó, trường hợp do Sở LĐTBXH cấp giấy phép lao động, người làm thủ tục xin cấp GPLĐ cho người nước ngoài sẽ phải trả mức lệ phí nhất định.
Căn cứ Điều 3 Thông tư số 85/2019/TT-BTC, lệ phí cấp GPLĐ cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam sẽ do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định. Vì vậy, tùy từng địa phương mà mức lệ phí cấp giấy phép lao động sẽ là khác nhau.
Hiện nay, mức lệ phí thường dao động từ khoảng 400.000 – 1.000.000 đồng.
